Co naprawdę różni oba modele
Księgowy w obu przypadkach odpowiada za te same deklaracje i terminy. Różnica leży w obiegu dokumentów i w kontakcie.
- dokumenty: w biurze online przesyłasz skany, zdjęcia lub faktury elektroniczne przez panel, w tradycyjnym zawozisz teczkę albo wysyłasz pocztą
- kontakt: online to zwykle czat, mail i telefon w stałych godzinach, tradycyjnie spotkanie w biurze
- cennik: biura online częściej mają pakiety z góry określone, tradycyjne wyceniają często indywidualnie
- dostępność: online działa niezależnie od miejsca, tradycyjne ogranicza się zwykle do miasta, w którym ma lokal
- tempo: elektroniczny obieg skraca czas od faktury do księgi, o ile dokumenty wysyłasz regularnie
Porównanie w pigułce
| Kryterium | Biuro online | Biuro tradycyjne |
|---|---|---|
| Przekazywanie dokumentów | Panel, aplikacja, KSeF | Wizyta, poczta, mail |
| Kontakt | Czat, mail, telefon | Spotkanie, telefon |
| Cena | Zwykle pakiet z limitem dokumentów | Często wycena indywidualna |
| Lokalizacja | Dowolna | Zwykle w pobliżu |
| Dla kogo | Firmy fakturujące elektronicznie | Firmy z papierem i potrzebą spotkań |
Czy księgowość online jest tańsza
Często tak, bo biuro bez lokalu i bez obsługi papieru ma niższe koszty. To jednak reguła, nie gwarancja. Cena zależy od liczby dokumentów, formy opodatkowania, VAT, kadr i rozliczeń zagranicznych. Porównuj zakres, a nie samą kwotę: ile faktur w abonamencie, co po przekroczeniu limitu, czy deklaracje i kontakt z urzędem są w cenie. Składniki oferty opisuje strona o cenniku księgowości online.
Czy księgowość online jest bezpieczna
Bezpieczeństwo zależy od biura, a nie od modelu. Zapytaj, kto ma dostęp do Twoich dokumentów, jak działa logowanie, gdzie leżą kopie i czy biuro ma polisę OC. Biuro powinno podpisać umowę przetwarzania danych. Umowy z biurem online da się podpisać elektronicznie, na przykład przez podpis elektroniczny dla firm, więc całą formalność załatwisz bez wizyty.
Kiedy wybrać biuro online, a kiedy tradycyjne
Biuro online wybierz, gdy:
- wystawiasz faktury w programie lub sklepie internetowym
- pracujesz z domu, z coworkingu albo z różnych miast
- chcesz znać cenę z góry i nie umawiać spotkań
- prowadzisz firmę usługową, IT, e-commerce lub jednoosobową
Biuro tradycyjne wybierz, gdy:
- masz dużo dokumentów papierowych, na przykład w małym sklepie lub warsztacie
- cenisz stały kontakt twarzą w twarz z jedną osobą
- potrzebujesz pomocy w sprawach wykraczających poza księgi, na przykład w urzędach na miejscu
Jest też trzecia opcja
Wiele biur łączy oba modele: dokumenty przesyłasz online, a na spotkanie przychodzisz raz na kwartał albo przy zamknięciu roku. Przy wyborze nie szukaj więc etykiety, tylko sprawdź, jak biuro pracuje na co dzień. Siedem pytań, które warto zadać każdemu biuru, zebraliśmy w tekście o wyborze biura rachunkowego online.
Co jeśli mam już biuro tradycyjne
Przejście jest możliwe w trakcie roku, najwygodniej od początku miesiąca lub kwartału. Potrzebne są ewidencje, deklaracje i stan rozrachunków. Kroki opisujemy w tekście o zmianie biura rachunkowego na online.
Najczęstsze pytania
Czy księgowość online jest legalna
Tak. Prawo nie rozróżnia biur online i tradycyjnych. Biuro odpowiada za rozliczenia tak samo, a dokumenty mogą być przekazywane elektronicznie.
Czy biuro online składa deklaracje w moim imieniu
Tak, jeśli nadasz mu pełnomocnictwa do urzędu skarbowego i ZUS. Zakres ustalacie w umowie, razem z terminem, do którego dostarczasz dokumenty.
Czy muszę widzieć się z księgowym
Nie. W biurze online kontaktujesz się przez czat, mail lub telefon. Jeśli lubisz spotkania, zapytaj o biura, które oferują też wizytę.
Czy księgowość online nadaje się dla nowej firmy
Tak, szczególnie dla jednoosobowej działalności i spółek usługowych. Plan startu pomaga opisać firmę raz i dostać oferty dopasowane do formy i branży.