Tydzień pierwszy, formalności
Zacznij od formy firmy i rejestracji. Po wpisie potrzebujesz rachunku firmowego, decyzji o VAT i zgłoszeń do ZUS. Jeśli nie wiesz, w jakiej kolejności to zrobić, pomoże plan startu, który ustawia kroki według Twojej branży.
- zarejestruj działalność albo spółkę
- sprawdź numery NIP i REGON
- otwórz rachunek firmowy
- zdecyduj o VAT
- zgłoś się do ZUS i sprawdź, czy przysługują Ci preferencje
Tydzień drugi, księgowość i adres
Biuro rachunkowe najlepiej wybrać przed pierwszą fakturą, bo część decyzji trudno później cofnąć. Zbierz oferty biur, porównaj zakres i limity, a przy okazji ustal adres do korespondencji. Więcej o wyborze w poradniku o biurze rachunkowym online i stronie o wirtualnym adresie firmy.
Tydzień trzeci, pierwsze dokumenty
Przygotuj wzór faktury, zasady archiwizacji dokumentów i prosty sposób przekazywania ich biuru. Zapisuj każdy wydatek firmowy od pierwszego dnia, bo później trudno go odtworzyć.
- wzór faktury z poprawnymi danymi firmy
- folder albo aplikacja na faktury kosztowe
- ustalony termin przekazywania dokumentów biuru
Tydzień czwarty, pierwsze rozliczenie
Na koniec miesiąca przekaż dokumenty biuru i sprawdź terminy płatności składek oraz podatków. Zapytaj księgowego, co zmieni się w kolejnym miesiącu, i zapisz sobie terminy w kalendarzu.
Czego unikać na początku
Największe błędy to opóźnione zgłoszenie do VAT, mieszanie pieniędzy prywatnych z firmowymi i brak księgowego przy pierwszych decyzjach podatkowych. Szczegóły o opodatkowaniu opisujemy w artykule o formie opodatkowania na start.
Lista terminów pierwszego miesiąca
Terminy zależą od formy i daty rozpoczęcia, więc poniższą kolejność traktuj jako szkielet i potwierdź daty z księgowym.
- dzień rozpoczęcia działalności: data wpisana we wniosku do CEIDG, od której liczą się pozostałe terminy
- zgłoszenie do ubezpieczeń w ZUS: zwykle w ciągu siedmiu dni od rozpoczęcia działalności
- rejestracja jako podatnik VAT: przed pierwszą sprzedażą, jeśli chcesz fakturować z VAT albo musisz
- wybór formy opodatkowania: zgodnie z terminem określonym w przepisach, najlepiej przed pierwszą fakturą
- rachunek firmowy: przed pierwszymi płatnościami od klientów, żeby oddzielić finanse firmy od prywatnych
- pierwsza składka ZUS i pierwsze zaliczki podatkowe: zapisz daty w kalendarzu od razu po ustaleniu ich z księgowym
- przekazanie dokumentów biuru: stały dzień w miesiącu, ustalony z góry
Dokumenty, które powinieneś mieć po miesiącu
Po pierwszych czterech tygodniach w teczce, papierowej lub cyfrowej, powinny być:
- potwierdzenie wpisu do CEIDG z numerem NIP i REGON
- umowa rachunku firmowego i pierwszy wyciąg
- potwierdzenia zgłoszeń do ZUS i opłaconych składek
- decyzja o VAT i oświadczenie o formie opodatkowania
- faktury sprzedaży z numeracją ciągłą
- faktury i paragony kosztowe wystawione na firmę
- umowy z pierwszymi klientami i dostawcami
- umowa z biurem rachunkowym albo notatka z ustaleniami o księgowości
Przykład: jak policzyć pierwszy miesiąc
Weźmy wymyślone liczby, tylko żeby pokazać sposób liczenia. Załóżmy, że w pierwszym miesiącu wystawiasz faktury na 10 000 zł netto, a koszty firmy to 2 500 zł. Dochód wynosi 7 500 zł. Przy stawce podatku 12% na skali podatek od tego dochodu to 900 zł, ale rzeczywista kwota zależy od ulg, kwoty wolnej i składek, więc jest orientacyjna. Przy ryczałcie dla stawki 12% podatek liczy się od przychodu, czyli od 10 000 zł, i koszty go nie obniżają. Ten sam miesiąc kończy się więc inną kwotą w zależności od formy, a stawki i zasady zmieniają się w przepisach. Dlatego przed pierwszą fakturą ustal z księgowym, która forma pasuje do Twoich kosztów.
Jak ułożyć pracę, żeby nic nie umknęło
Najlepiej działa prosty rytm. Raz w tygodniu przeglądasz faktury sprzedaży i kosztowe, sprawdzasz, czy każda ma dokument, i zapisujesz terminy na kolejny tydzień. Raz w miesiącu przekazujesz komplet dokumentów biuru i pytasz o terminy płatności. Takie nawyki w pierwszym miesiącu oszczędzają poprawek w kolejnych kwartałach. Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, plan startu ułoży kroki dla Twojej formy i branży, a na jego podstawie zbierzesz oferty biur. Więcej o samej rejestracji znajdziesz w poradniku zakładanie firmy krok po kroku, a o formach opodatkowania w tekście forma opodatkowania na start.
Najczęstsze błędy w pierwszym miesiącu
- płacenie firmowych wydatków prywatną kartą bez dokumentu
- wystawienie pierwszej faktury przed decyzją o VAT
- brak stałego dnia na przekazanie dokumentów
- wybór biura wyłącznie po cenie, bez pytania o doświadczenie w Twojej branży
- odkładanie zgłoszeń do ZUS, bo "to jeszcze poczeka"