1. Co dokładnie jest w cenie pakietu
Najczęstszy kłopot to cena wyglądająca na niską, do której dochodzą dopłaty. Poproś o listę tego, co zawiera abonament, i o osobny cennik wszystkiego, co jest poza nim. Porównuj pakiety według zakresu, nie według kwoty na pierwszej stronie oferty.
- limit dokumentów w miesiącu i cena za każdy kolejny
- deklaracje VAT, JPK, ZUS i PIT w abonamencie albo osobno
- obsługa pracowników i zleceniobiorców, jeśli ich zatrudnisz
- opłata za założenie, przeniesienie i zamknięcie rozliczeń
- dodatkowe pytania do księgowego i konsultacje
Szerzej o składnikach ceny piszemy w stronie o cenniku księgowości online.
2. Kto prowadzi moją firmę i jak z nim rozmawiać
W biurze online ważniejsza od biura jest osoba, która widzi Twoje dokumenty. Zapytaj, czy będziesz mieć stałego księgowego, jak się z nim kontaktujesz i w jakim czasie dostajesz odpowiedź. Rozsądna odpowiedź to konkretna liczba godzin roboczych, a nie "szybko".
- czy kontakt jest przez aplikację, e-mail, telefon czy wszystko naraz
- kto zastępuje księgowego na urlopie
- czy możesz umówić rozmowę przed końcem miesiąca, a nie dopiero po terminie
3. Za co biuro odpowiada, a za co ja
Umowa o prowadzenie ksiąg zwykle zawiera zapis o odpowiedzialności i ubezpieczeniu OC biura. Poproś o numer polisy i sumę ubezpieczenia oraz sprawdź, kto odpowiada za kary wynikające z błędu biura, a kto za opóźnione dokumenty od Ciebie. Biuro rzetelne pokaże to bez ociągania. Pamiętaj, że to Ty podpisujesz deklaracje i odpowiadasz wobec urzędu, więc zakres obowiązków po obu stronach powinien być opisany w umowie, a nie w rozmowie.
4. Czy biuro zna moją branżę
Rozliczenia transportu, e-commerce, budowlanki i IT różnią się w szczegółach: inne koszty, inne ryzyka w VAT, inne dokumenty. Poproś o przykład podobnego klienta, bez nazwy, ale z opisem układu. Biuro z doświadczeniem opowie, co zwykle idzie nie tak i jak temu zapobiega. Przykłady wymagań branż znajdziesz w stronach o księgowości dla firm IT, e-commerce i lekarzy.
5. Czy biuro doradzi formę opodatkowania przed rejestracją
Wybór skali, liniowego albo ryczałtu warto omówić zanim złożysz wniosek, bo termin zmiany jest ograniczony. Dobre biuro zapyta o planowany przychód i koszty i przedstawi wyliczenie na Twoich liczbach, a nie ogólną tabelę. Zobacz porównanie w tekście o formie opodatkowania na start. Dodatkowo zapytaj, czy ta rozmowa jest w cenie, czy płatna osobno.
6. Jak wygląda zmiana biura, gdy będę niezadowolony
Zapytaj o okres wypowiedzenia, o to, czy biuro wyda dokumenty i ewidencje w ustalonym terminie oraz w jakiej formie. Niezależnie od biura zachowaj kopie swoich faktur i wyciągów. Przy wypowiedzeniu licz się z tym, że nowe biuro będzie potrzebować danych z poprzednich miesięcy, więc warunki przekazania dokumentów warto mieć zapisane w umowie, a nie obiecane ustnie.
7. Co się dzieje w razie kontroli albo wezwania z urzędu
Zapytaj, czy biuro uczestniczy w kontroli, czy tylko przygotowuje dokumenty, i czy to wchodzi w cenę. Poproś o opis, co robi od momentu, gdy dostaniesz wezwanie. Jeśli biuro zna taką sytuację z doświadczenia, opowie o niej spokojnie i konkretnie. Przy nowej firmie wezwania zdarzają się zwykle w pierwszym roku, dlatego ten punkt ma znaczenie od początku. Sprawdź też, czy możesz dostać pomoc przy wyjaśnieniach składanych pisemnie.
Jak porównać biura bez dzwonienia do dziesięciu firm
Najszybciej opisać firmę raz i dostać oferty od biur, które pasują do profilu. W planie startu podajesz formę działalności, branżę, liczbę faktur i to, czy będziesz mieć pracowników. Biura z dopasowanym planem odpowiadają ofertą z ceną, a Ty zestawiasz je według siedmiu pytań z tego tekstu. Przy okazji, jeśli współpracujesz z kontrahentami z UE, warto umieć sprawdzić numer VAT UE kontrahenta jeszcze przed wystawieniem faktury, bo od tego zależy stawka i zapis w deklaracji.
Najczęstsze pytania
Ile trwa przejście do nowego biura rachunkowego online
Zwykle od kilku dni do kilku tygodni, zależnie od okresu wypowiedzenia u poprzedniego biura i terminu rozliczenia. Najlepiej zmieniać biuro na początku miesiąca lub kwartału, żeby nie dzielić rozliczenia między dwa biura.
Czy biuro rachunkowe online jest bezpieczne
Bezpieczeństwo wynika z umowy i praktyki: umowa powierzenia danych, ubezpieczenie OC biura, kopie dokumentów i jasny dostęp do twoich danych. Poproś biuro o opis, kto ma wgląd w dokumenty i gdzie są przechowywane.
Czy muszę mieć biuro w swoim mieście
Nie. Dokumenty przekazujesz elektronicznie, a podpisy i deklaracje składa się online. Liczy się doświadczenie z Twoją branżą, nie adres biura.
Od czego zacząć szukanie
Od planu startu: opisz firmę, a biura z dopasowanym profilem odpowiedzą ofertą. Potem zadaj każdemu siedem pytań z tego tekstu.