1. Sprawdź umowę z obecnym biurem
Znajdź okres wypowiedzenia, termin, od którego liczy się jego bieg, oraz zapisy o wydaniu dokumentów. Zwróć uwagę, czy umowa kończy się z końcem miesiąca, czy w dowolnym dniu, bo to wpływa na to, kiedy nowe biuro może przejąć rozliczenia.
- okres wypowiedzenia i forma, w jakiej trzeba je złożyć
- opłata za wydanie dokumentów lub za zamknięcie ksiąg
- zapis o tym, w jakim terminie biuro oddaje ewidencje i deklaracje
- pełnomocnictwa do ZUS i urzędu skarbowego, które trzeba będzie odwołać
2. Zbierz oferty, zanim cokolwiek podpiszesz
Opisz firmę raz i porównaj kilka ofert. Poproś każde biuro o zakres abonamentu, cenę ponad limit dokumentów i opłatę za przejęcie. Pytania, które warto zadać, zebraliśmy w tekście o wyborze biura rachunkowego online. Ceny i składniki oferty opisuje strona o cenniku księgowości online.
3. Wybierz moment przejścia
Najspokojniej zmieniać biuro od początku miesiąca, a jeszcze lepiej od początku kwartału lub roku. Wtedy jedno biuro zamyka cały okres, a drugie zaczyna od czystej karty. Zmiana w środku miesiąca oznacza podział rozliczenia, dlatego ustal na piśmie, które biuro składa którą deklarację.
- VAT i JPK za ostatni miesiąc u starego biura złoży to biuro, które prowadziło ten okres
- rozliczenie roczne wymaga danych z całego roku, więc zmiana tuż przed nim wymaga kompletu dokumentów
- listy płac i ZUS najlepiej przekazać na początku miesiąca
4. Przygotuj dokumenty dla nowego biura
Nowe biuro potrzebuje danych z okresu, który przejmuje, oraz stanu otwarcia. Zbierz je zanim wypowiesz umowę, żeby nie czekać na starego księgowego.
- ewidencje przychodów lub księgi za bieżący rok
- deklaracje VAT, PIT i ZUS ostatnich okresów
- wykaz środków trwałych i ich wartość
- salda rozrachunków i rozliczeń z kontrahentami
- umowy z pracownikami, jeśli biuro prowadzi kadry
- Twoje własne kopie faktur i wyciągów, niezależnie od tego, co ma biuro
5. Zadbaj o faktury i KSeF
Jeśli wystawiasz faktury w programie, który obsługuje obecne biuro, ustal, kto ma do niego dostęp po zmianie. Przy przejściu do biura online dobrze mieć jeden obieg dokumentów: faktury wystawiane i odbierane elektronicznie trafiają prosto do księgowego. Program do wystawiania faktur zgodny z KSeF, taki jak program do fakturowania z obsługą KSeF, upraszcza ten obieg, bo biuro widzi dokumenty bez przepisywania.
6. Wypowiedz umowę i odbierz dokumenty
Wypowiedzenie złóż w formie, którą przewiduje umowa, najlepiej z potwierdzeniem odbioru. Poproś o pisemną listę dokumentów, które biuro wyda, i o termin. Po przejęciu odwołaj stare pełnomocnictwa i nadaj nowe. Sprawdź w pierwszym miesiącu u nowego biura, czy deklaracje zostały złożone w terminie.
Co najczęściej opóźnia zmianę biura
Opóźnienia zwykle nie wynikają ze złej woli, tylko z braku porządku w dokumentach i z nieustalonej daty.
- brak kompletnych danych z poprzedniego okresu
- nieustalone na piśmie, które biuro składa deklaracje w miesiącu zmiany
- pełnomocnictwa, które zostały u starego biura po zakończeniu umowy
- wypowiedzenie złożone bez wcześniejszego znalezienia nowego biura
Najczęstsze pytania
Ile trwa zmiana biura rachunkowego
Zwykle od kilku dni do kilku tygodni, zależnie od okresu wypowiedzenia i terminu rozliczenia. Najszybciej idzie, gdy dokumenty są gotowe, a nowe biuro jest wybrane przed wypowiedzeniem starej umowy.
Czy mogę zmienić biuro w trakcie roku
Tak. Zmiana w środku roku jest możliwa, ale wymaga przekazania danych od początku roku i ustalenia, które biuro rozlicza który okres. Najwygodniej zmieniać na początku miesiąca lub kwartału.
Czy biuro online przejmie księgowość od innego biura
Tak, jeśli dostanie komplet ewidencji i deklaracji z okresu przejęcia. Zaznacz w planie startu, że przechodzisz z innego biura, a trafisz do biur, które robią takie przejęcia.
Ile kosztuje przejęcie księgowości
Część biur przejmuje bez opłaty, część liczy jednorazowy koszt za wprowadzenie danych. Zapytaj o to każde biuro przed podpisaniem umowy.